Checklist d’achat HubSpot : licences et crédits

Un devis HubSpot en tarification par licences et crédits repose sur quelques décisions : l’édition, la répartition des licences, l’onboarding, les éventuels modules complémentaires et packs, et les crédits que vous prévoyez de consommer. Cette checklist vous aide à préparer ces décisions, pour que le devis reflète la façon dont votre équipe travaillera réellement. Pour une vue d’ensemble du modèle, commencez par notre guide de la tarification HubSpot par licences et crédits.

Ce qui compose un devis

• Édition. Elle fixe les fonctionnalités et les limites pour l’ensemble du compte. Notre comparatif des éditions HubSpot vous aide à choisir.
• Licences. Une licence GTM, Ops, View-only ou Developer pour chaque personne, selon son rôle ; les Ops Seats sont disponibles sur Professional et Enterprise. Notre guide des types de licences HubSpot explique les différences.
• Période de facturation. Facturation mensuelle ou annuelle. Notre guide des types de licences HubSpot indique le prix par licence pour chacune.
• Onboarding. L’onboarding est un achat obligatoire avec Professional et Enterprise ; les abonnements Starter ne l’exigent pas.
• Modules complémentaires et augmentations de limite. Pour des besoins spécifiques, comme davantage de marques, de domaines ou de fiches d’informations.
• Packs. Facultatifs, pour un volume régulier d’e-mails, de workflows ou d’agents.

Votre contrat inclut le supplément au Product & Services Catalog de HubSpot propre à cette tarification, qui définit les services et les limites applicables. Avant de signer, vérifiez que chaque module complémentaire sur lequel vous comptez y figure, car les modules complémentaires que le supplément ne mentionne pas ne peuvent pas être achetés avec cette tarification.

Les chiffres à réunir avant de demander un devis

1. Les personnes, par rôle. Votre nombre de licences part du nombre de personnes qui sont en relation avec les clients dans HubSpot. Comptez trois groupes : les personnes qui travaillent avec les clients ou mènent des campagnes au quotidien (marketing, ventes, service client, customer success), celles qui créent des workflows, des rapports et des tableaux de bord, et celles qui ont seulement besoin de consulter les données. Ajoutez les éventuels développeurs qui créeront des intégrations.
2. Contacts et autres fiches d’informations. Le nombre de contacts, d’entreprises, de transactions, de tickets et d’autres fiches d’informations que vous détenez aujourd’hui, et la vitesse à laquelle ce nombre augmente ; les activités enregistrées, comme les appels, les notes et les réunions, comptent aussi dans la limite de fiches d’informations. Le nombre de contacts est l’un des premiers indicateurs pour choisir la bonne édition. Si vous migrez depuis un autre CRM, comptez tout ce que vous prévoyez d’importer.
3. E-mails. Votre volume mensuel d’e-mails marketing, automatisés et transactionnels, et la part envoyée par des workflows, car un e-mail envoyé par un workflow consomme des crédits pour l’action de workflow et pour l’envoi. Les e-mails individuels que votre équipe envoie depuis une boîte de réception connectée ne comptent pas.
4. Automatisation. Le nombre d’actions de workflow exécutées chaque mois qui créent ou modifient des fiches d’informations, assurent la rotation des propriétaires, créent des tâches, envoient des e-mails ou des notifications internes, appellent des webhooks, exécutent du code personnalisé ou effectuent d’autres actions qui consomment des crédits.
5. Appels et messagerie. Les minutes d’appel mensuelles, entrantes et sortantes, et le nombre de messages WhatsApp à partir d’un modèle que vous envoyez.
6. Agents IA. Les agents que vous prévoyez d’utiliser et le volume que chacun traiterait : conversations, leads, articles ou fiches d’informations.
7. Domaines et marques. Le nombre de domaines racines et de marques que vous gérez.
8. Gouvernance. Si vous avez besoin d’un compte sandbox, du contrôle des données que les utilisateurs peuvent consulter et modifier, ou du stockage de données sensibles.

Avec ces chiffres, chaque ligne du devis peut être vérifiée au regard de vos propres données.

Dimensionner les licences et les crédits

Dimensionnez la première commande de licences en fonction des personnes qui ont besoin de HubSpot dès le premier jour, chacune avec la licence qui correspond à son rôle. Il n’y a pas de nombre minimum de licences, et les licences attribuées à des utilisateurs peuvent être réattribuées à d’autres utilisateurs plutôt que supprimées, tandis qu’un nombre de licences réduit est facturé à partir du début de la période d’abonnement suivante : le mieux est donc de commencer avec les licences dont vous avez besoin et d’en ajouter à mesure que l’équipe s’agrandit.

Pour les crédits, construisez l’estimation à partir de vos propres volumes. Certaines fonctionnalités automatisées, en masse et à volume élevé consomment des crédits plus rapidement : incluez donc vos envois et synchronisations les plus volumineux. Décidez si la consommation devrait être suspendue lorsque les crédits inclus sont épuisés, ce qui est le comportement par défaut, ou se poursuivre en Pay-as-You-Go (paiement à l’utilisation) avec un pack de capacité de crédits et une limite mensuelle maximale, et vérifiez si un pack correspond au volume sur lequel vous comptez chaque mois. Notre guide des crédits HubSpot présente le barème, la comparaison des packs avec le Pay-as-You-Go et les contrôles.

Anticipez aussi la période de mise en place : l’import de vos données, la configuration des synchronisations et les tests de workflows peuvent consommer plus de crédits qu’un mois normal et faire basculer la consommation en Pay-as-You-Go ; intégrez-le donc au budget de vos premiers mois.

Les questions à poser avant de signer

• De quel type de licence chaque membre de notre équipe a-t-il besoin, et combien de licences de chaque type figurent sur le devis ?
• Les prix des licences indiqués sur le devis correspondent-ils à une facturation mensuelle ou annuelle ?
• Quels packs sont inclus, et entre un pack et le Pay-as-You-Go, quelle option convient le mieux à notre volume prévu ?
• Combien de crédits devons-nous prévoir de consommer pendant la mise en place ?
• Qui, de notre côté, reçoit les alertes de consommation de crédits, et qui peut modifier la limite ?
• Que couvre l’onboarding, et quels travaux de mise en place achèterions-nous séparément ?

Questions fréquentes

L’onboarding fait-il partie de chaque achat HubSpot ?

Pas pour toutes les éditions. L’onboarding est un achat obligatoire avec Professional et Enterprise ; Starter ne l’exige pas.

Quel document définit les services et les limites de notre contrat ?

Le supplément au Product & Services Catalog de HubSpot propre à cette tarification, qui est intégré à votre contrat.

Que faut-il préparer avant de demander un devis HubSpot ?

Le nombre de personnes par rôle (en relation avec les clients, chargées de l’automatisation et des rapports, en consultation seule), votre nombre de fiches d’informations et son évolution, vos volumes mensuels d’e-mails et de workflows, vos minutes d’appel et messages WhatsApp, les agents IA que vous prévoyez d’utiliser, vos domaines et marques, ainsi que vos éventuels besoins de gouvernance.